Omstrukturering af redaktionsgruppen

[Mark]

Omstrukturering af redaktionsgruppen og øvrige datarelaterede funktioner - forslag

I forbindelse med aktuel situation med foreningens databehandling, samt involverede i det medlemmer kan jeg foreslå følgende:
1. Da redaktionen ikke mere opfylder oprindeligt tænkt vision (general databehandling, både web og andre media. Se http://redaktion.solvang-hf.dk/om-os) der skal dannes et web udvalg (hjemmesideudvalg, www udvalg mm) som skal beskæftige sig udelukkende med hjemmeside(r) udvikling og offentliggørelse af data på hjemmesiden.
De skal selv konstituere sig og bestemme sin forretningsorden. De har allerede 3 medlemmer, som har lyst til at arbejde med det (Charlotte og 2 nye). Jeg må gerne tilslutte gruppen som konsulent (suppleant) uden stemmeret.
Fordel: mere konkret og veldefinerede opgaver og virkefelt.

2. Der skal dannes foreningens beslutningsdygtigt datatilsyn, hvis funktion er at bestemme alt over databehandling, systemvalg, indføring og aflysning af datarelaterede procedurer, foretage øvrigt data opsyn i foreningen. Gruppen skal bestå af ulige antal af medlemmer (3, en gerne fra bestyrelsen) til at opnå stemmedygtighed. Udvalget skal genvælges (godkendes) på generalforsamlingen hvert 2. år som IKKE matcher genvalg til bestyrelsen.
Der er nogle punkter fra “Politikker og regler for systemadministration af Solvangs informationssystemer” https://docs.google.com/a/solvang-hf.dk ... xT7QU/edit skal flyttes under datatilsynet regi. Dvs. der er nogle rettigheder skal fratages fra systemadministratorer og overflyttes til datatilsynet (f. ex. pp. 6, 7, delvist pp. 12, 13, 15, 16)
I fremtiden afsnittet om datatilsynet skal indføres i foreningens vedtægter.

På den måde vi aflaster bestyrelsen for opgaver, som ikke matcher typiske bestyrelses kompetencer og opgaver + vi kan opnå kontinuitet af foreningens databehandling, dokumentation og informationsstøtte ved bestyrelsesskift eller andre strukturændringer + vi kan “strippe” administrators funktioner til helt teknisk niveau, som giver mulighed at bruge samme aftaler omkring systemadministration både for frivillige administratorer og/eller hvis der opstår behov for eksterne specialister +++++

Medlemmer af datatilsynet behøves ikke at være EDB kyndige, de skal bare holde øje med foreningens databehandligsbehov og træffe rigtige beslutninger.

Jeg er klar over at det er for sent at komme med forslag til generalforsamling 2015, men bestyrelse kan træffe sin egen beslutning, som skal godkendes på GF i næste år.

[annemarie]

Det synes jeg lyder som en god ide, men jeg kan ikke bede bestyrelsen stille forslaget. det ville være for meget forlangt. Desuden er der i forvejen forskudt valgt til bestyrelsen if. vedtægterne. Kasserer og formand er forskudt på valg. Men det er en stor mundfuld for mig at tage stilling til lige nu.

[Mark]

Det bare et forslag. Jeg er ikke i tvivl om at du finder en fornyftig løsning.
Sådan omstrukturering og dannelse af datatilsynet kan hjælpe at standartisere arbejdrutiner og strukturere faste procedurer, samt ordne dokumentation

[annemarie]

Jo, men det er bare ikke noget, jeg ved noget om. Det er ikke mig, der er ITingeniør her i firmaet. Så du må hjælpe med at finde den gode løsning. Jeg tror ikke, du skal lægge det over på redaktionsgruppen at tage stilling til lige umiddelbart, men nu får vi se, hvad de svarer her i Forum...

[Mark]

Hvem ved, hvis ikke dig? Stort set det var dig, der har skabt indhold. Det er pga indholdet (med et lille indsats fra min side ) vores hjemmeside ligger øverst i google hvis man søger efter "roskilde kolonihave". Men hvor er forbundets hjemmeside? De har betalt masse af penge (i sidste ende vores penge) og de fik en smart og professionelt look af hjemmesiden, og hvad så?
Du kan selvfølgelig huske at, da jeg har sagt at man kan lave en hjemmeside på 15 min. du var meget skeptisk over det. Nu ved du at det drejer sig ikke om IT kompetencer, men om organisering, oplæring, involvering af andre i fælles arbejde.
Du ved godt ar hjemmesiden er bare toppen af iceberg, men det er nogle, der bliver nødt til at have overblik og strategisk vision, derfor har vi brug for datatilsynet.
I virkeligheden hører den funktion under haveforbundet, men de har heller ikke den potentiale, som vi har i øjeblikket.

[annemarie]

Når jeg fortæller vidt og bredt i haveforeningssammenhæng om vores "fede" system, så måber de Det er helt almindeligt at bruge 10-20.000 om året på bare at have en hjemmeside, der er nogenlunde opdateret, og der er store problemer med, at formanden har nogle ting liggende på sin computer, men er bortrejst i øjeblikket fx., og kassereren eller andre ansvarlige for en sag derfor ikke har adgang til dokumenterne etc etc. Det må være ganske ulideligt og ikke særlig demokratisk. Jeg nyder vores system hver eneste dag, og jeg har efterhånden meget få problemer med det. Dog føler jeg mig som en dårlig administrator, fordi jeg har glemt, hvordan man opretter og omdøber konti og grupper og nye kalendere, der kongruerer med hjemmesidens Solvangs kalender og sjældent får tid til at sætte mig ordentlig ind i Googles nye tiltag og udvidelser, - jeg bruger det bare. Til gengæld får jeg ryddet op i virskomhedsadministationen i den digitale postkasse, forsikringerne, tinglysningerne og alle de der "hårde" ting, som ingen andre rigtig har mod på at tage sig af. Jeg synes også lige umiddelbart, jeg har glemt, hvordan man opretter nye sider på hjemmesiden og alt det tekniske her, men alt det, jeg har andre til, glemmer jeg lynhurtigt selv. Så er der plads til noget andet. Jeg stoler på dem, der påtager sig opgaver og nyder selv at være fri.
Både Forbund og Kreds halter langt bagefter i IT-teknologi, og næsten alle jeg kender (undtagen de helt unge) er trygge ved Word og Excel og Powerpoint og meget utrygge ved Drev og Sheet og Præsentation, selvom det er næsten det samme og ikke særlig indviklet at lære at bruge. Jeg har mange gange opfordret både bestyrelses- og udvalgsmedlemmer til mere uformelle hyggestunder med mig, hvor de lige kan lære det mest nødvendige, så teknikken, der virkelig lægger op til demokrati, ikke bliver en hæmsko for demokratisk indflydelse i stedet for. Desværre er interessen ikke stor nok til at kunne overskride the comfortzone, og det er også meget nemmere at lade mig lave det hele. Men mon ikke det langsomt ændrer sig, efterhånden som generationerne udskiftes og nye unge kommer til?
Mht. datatilsynet (som vi jo ikke kan kalde det, når der nu er et "rigtigt" Datatilsyn i landet, og jeg vil derfor foreslå 'Dataopsyn' i stedet), så har jeg lavet en note med kopi af udsnit af din beskrivelse på det dokument, jeg kalder Indkomne forslag til GF16. Her står i forvejen forskellige forslag, vi har hele 2015 til at diskutere og bearbejde, så vi til sidst kan udfærdige et holdbart forslag til generalforsamlingen.
Ideen om at splitte Redaktionsgruppen op i 2 og nedsætte et Web-udvalg, der passer og udvikler hjemmesiden og på GF vælge et Data-opsyn, der holder øje med databehandlingen, systemvalget og det, du kalder 'indførelse og ophævelse af datarelaterede procedurer' (som jeg ikke helt forstår, men går ud fra, det er forandringer i måden at gøre tingene på, du mener), synes jeg umiddelbart er en god ide. Altså en opsplitning i indhold og form eller noget i den retning, for at sige det meget fladt og enkelt. Jeg er dog i tvivl om, hvorvidt vi kan indføre et egentligt valg af Dataopsyn på generalforsamlingen. Jeg har for et års tid siden foreslået kredsen at tage emnet alvorligt, men de var lidt forskrækkede og syntes måske også, jeg "skyder spurve med kanoner, " eller på engelsk "to overkill". I hvert fald vil de selvfølgelig have et konkret forslag at tage stilling til, og det bliver jo så vores opgave at formulere. Jeg mener, dataopsyn er vigtigt i en forening, der anvender IT, og det er en glemt eller hengemt øm tå, ingen rigtig tør røre ved. Undtagen os Under alle omstændigheder mener jeg, vi skal have foreningens dataopsyn op på vores egen GF16 som tilføjelse til §16b, og så kan vi fremsætte forslag til kredsen derefter. Men lad os snakke om det og invitere redaktionsgruppen til en åben diskussion om emnet, før du (og jeg) begynder at formulere et egentligt forslag. I mellemtiden vil jeg undersøge, om der er noget til hinder for, at vi danner et dataopsyn på linje med revisionen og vurderingsudvalget, som er beslutningsdygtigt, uafhængigt og hævet over bestyrelsen, og som man skal vælges til og ikke bare melde sig til, ligesom de øvrige udvalg.

[Mark]

Det er godt at du har beskrevet din vision. Jeg blev vild inspireret . Nu er det min tur.
Du har nævnt typisk situation hvor formanden er væk og alle sager ikke behandles ordentligt. Det drejer sig om først og fremmest dårlig service til medlemmer.
Min oprindelige intention med hjemmesiden var at få adgang til praktiske informationer på nettet, som arbejdskalender, vedtægter, byggeregler mm. fordi jeg var træt at vandre mellem info-tavlerne eller få oplysninger fra naboerne (dvs jeg savnede bestemt serviceniveau).
Alle tidligere forsøg i foreningen at skabe en hjemmeside blev ikke til noget. Der var en enkelt entusiast (den afdøde Torben Movang), som udviklede en kørende hjemmeside, men det var ikke officiel foreningens side og den manglede nogle oplysninger. Oven i købet han var i opposition til bestyrelsen, som skabte uro og frustrationer.
Jeg kunne se at løsningen var ikke så enkelt, som hos virksomheder hvor alt involveret personale forbundet med arbejdspligt (chefen siger, medarbejderne udfører).
Jeg kom til bestyrelsen som suppleant med formål at organisere ordentlig databehandling. Situationen med databehandling var utrolig dårlig. Nogle bestyrelsesmedlemmer brugte sine arbejdsmails (mails med fortrolige data blev gemt på alle mulige mail servere hos forskellige private firmaer og organisationer uden forpligtelser), alle dokumenter lå på kassererens computer, der cirkulerede massevis af emails med hundredvis versioner af samme dokument. Oven i købet bestyrelsen brugt nogle udokumenterede systemer, som var svært at overskue pga mangel af dokumentation. Jeg har oprettet domæne solvang-hf.dk og opsat Google apps, samt organiseret et par workshops. Efter et stykke tid har jeg forstået at det var ingen, der havde lyst til at ændre noget som helst, så stoppede jeg i bestyrelsen. Jeg har også forstået at bestyrelsen skal ikke blive involveret i omfattende overvejelser omkring IT, men skal bruge klare instrukser hvordan de arbejder med konkrete sager.

Mht dataopsynet (datatilsynet, data udvalg, datagruppe IT udvalg mm).
Lad mig understrege . Min intention med IT systemer, dataopsyn mm at standardisere og optimere datarelaterende arbejdsprocesser i foreningen men IKKE fordi jeg elsker at lege med IT eller vise sin dygtighed (dvs at spille smart ).
Hvorfor har vi brug for standardisering og optimering? Fordi vi har virkeligt stort behov for samme serviceniveau uanset (uafhænge af) bestyrelses skift, deres personlighed og arbejdsevner.
Den forrige formand (din forgænger) var stoppet et par måneder efter han blev valgt pga manglende kendskab til databehandling . Vi har haft "mørk" periode uden formand inden du blev valgt. Vi har haft en ekstraordinær generalforsamling (som vi har naturligvis betalt for ), samt andre besvær (tidsforbrug, uro mm).
Jeg er virkelig bange for at hvis du beslutter at stoppe som formand vi kommer igen i "mørke tider", derfor lægger jeg mine kræfter og erfaringer til at opnå en stabil og ensartet situation med godt serviceniveau, samt glad og arbejdsdygtig bestyrelsen. Jeg snakker ikke om sikkerhed eller persondataloven, som ikke skal diskuteres men bare overholdes.
Dataopsynet (it udvalget) skal faktisk udarbejde og levere klare, godt beskrevet retningslinier og procedurer for databehandling i vores forening. I steder for at opfordre uskyldige bestyrelsesmedlemmer til at bruge al mulige systemer og teknikker de skal bare bruge god beskrevet (step 1, step 2 osv) og enkel instruks til hver lille og velafgrænset funktion. "Metoden er udarbejdet og afprøvet af IT udvalget og anbefales til brug. Slut, færdige." Dvs bestyrelsen bestemmer HVAD der skal gøres mens dataopsynet (IT udvalg) finder ud HVORDAN dette skal gøres mest optimalt. Alt til at spare tid, kræfter og lave arbejdet i bestyrelsen lidt sjovere, attraktivt og effektivt .

En anden aspekt er kommunikation i foreningen (og muligvis mellem forskellige haveforeninger i Roskilde).
Det er skam at sådan effektivt kommunikationsværktøj, som vores diskussionsforum bruges så lidt. F. ex.loppemarked har vist meget høj effektivitet. Ud fra 3 annoncer, 2 blev realiseret (jeg har hentet fliser hos dig og hos Bjarne og jeg fortryder at jeg ikke har taget imod hans 3. tilbud).
Man kan selvfølgelig lægge sine annoncer på dba eller på et eller andet net auktion, men forskellen er at vores loppemarked gælder for vores forening hvor det tager højest 10 min fra køberen til sælgeren. Oven i købet mange handler kan suppleres med en flaske øl og hyggeligt snak . Det er gratis (både for medlemmer og for foreningen) at handle gennem vores net-loppemarked og det fungerer hver dag årets rund. Man skal også have mulighed til at stille spørgsmål om byggeri, vurdering mm og de ansvarlige skal besvare det kun een gang på forummet og hvis spørgsmål opstår igen man skal bare referere til allerede besvaret indlæg. For resten nogle spørgsmål kan besvares af andre medlemmer. Kæmpestor opsparing af tid ...
Til at tiltrække medlemmer til forumet man skal aktivt promovere det blandt medlemmerne (jeg brugte provokations metode ). Kan bestyrelse gøre det? Nej, de har ikke tid og det ikke svarer til bestyrelses normale arbejdsopgaver og kernekompetencer.

Den 3. opgave for IT udvalget er robusthed og stabilitet af systemer.
Mit forslag til at opdele rettigheder og ansvar mellem dataopsynet og systemadministratorer baseret på mit ønske at have robust system med flere variationer.
Hvis der ikke findes systemadministratorer blandt frivillige, så skal bestyrelsen have mulighed at hurtig købe en ekstern administrator, hvor grundlag til aftalen ligger i forvejen i "Rettigheder og pligter ...". Dvs systemet skal fungere uanset hvad og bestyrelsen skal ikke gå på kompromis med serviceniveau.
Kort sagt vi beholder rettigheder til vores IT udvalg og uddelegerer pligter til eksterne konsulenter (administratorer). Det gælder også diskussionsforum, baseret på meget kendt PHPBB open source.
Google apps er meget robust i sig selv. Det er velkendt, standard og veldokumenteret system. Du skal ikke bekymre dig over at du ikke husker nogle administrations rutiner . Hvis der opstår behov du slår bare på internettet og finder nøjagtige vejledninger, der er masse af hjælpematerialer.
Jeg skal nok fortælle om flere muligheder med vores systemer men det er emne til en anden diskussion .
For resten mht begrebet "Datatilsyn". Det er ikke reserveret ord og det ikke kan registreres som varemærke fordi det almindeligt dansk ord. Vi kan sagtens tage det i brug, bare det betegner den rigtig mening.

Mht. forskrækket haveforbundet skal jeg sige følgende. Man kan ikke nøjes med halv løsninger. Det bare spild af ressourcer . Man skal enten tilstræbe at opnå minimal løsning med resultater ellers droppe emnet fuldstændig og bruge "Gud hjælp mig" metoden . Haveforbundet har bekræftet reglen med sin hjemmeside .
I min verden (IT professionelle) man bruger altid minimalistiske løsninger med fremsyn til perspektiver. Der er ingen, der vil betale for maksimalistiske løsninger uden gennemtænkt argumentation, men samtidigt allesammen vil have løsninger som kan billigt og hurtig videreudvikles i forb. med fremtidige behov. Betal for nutid, planlæg fremtid